L'arrêté du 25 mai 2016, notamment ses articles 17, 18 et 19, fixe les principales dispositions pour la soutenance ; modifié par l'arrêté par l'arrêté du 26 août 2022 (article 19 bis) pour le serment.

Il est complété par les articles 24 et 25 pour le dépôt, le signalement, la diffusion et la conservation des thèses ou des travaux présentés.







3 mois avant la soutenance : vérification des rapporteurs et du jury

Le doctorant doit soumettre à son école doctorale une pré-proposition de jury avec les fiches membres extérieurs complétées et signées. La validité du jury et des rapporteurs sera ainsi vérifiée avant la saisie du dossier de soutenance.
 

Les rapporteurs

  • Les rapporteurs, au minimum 2, doivent être habilités à diriger des recherches.
  • Dans le cas de travaux impliquant des personnes du monde socio-économique qui n'appartiennent pas au monde universitaire, un troisième rapporteur, reconnu pour ses compétences dans le domaine, peut être désigné sur proposition du directeur de l'école doctorale, après avis du directeur de thèse.
  • Sauf si le champ disciplinaire ou le contenu des travaux ne le permettent pas, les deux rapporteurs sont extérieurs à l'école doctorale et à l'établissement du doctorant.
  • Les rapporteurs peuvent appartenir à un établissement d'enseignement supérieur ou de recherche étranger ou à d'autres organismes étrangers.
  • Les rapporteurs n'ont pas d'implication dans le travail du doctorant.
  • Le directeur, le codirecteur et le co-encadrant d'une thèse ne peuvent être rapporteurs pour cette même thèse.


Le jury, désignation et composition

Lors de la composition du jury les 5 critères suivants doivent être respectés :


1) Le jury de thèse comprend au minimum 4 membres et au maximum 8 membres. Les potentiels membres invités sont exclus de ce décompte et ne sont pas assujettis aux critères mentionnés ci-dessous.

2) Au moins la moitié du jury est composée de personnalités extérieures selon les deux critères suivants :
  • les membres du jurys sont extérieurs à l'école doctorale du candidat (périmètre Pays de la Loire),
  • et sont extérieurs à Nantes Université
Les chargés et directeurs de recherche (CNRS, INSERM, ...) dans les unités mixtes dont l'Université est tutelle sont considérés comme faisant partie de Nantes Université.


3) Parmi les membres du jury, au moins un membre est professeur ou personne habilitée à diriger les recherches à Nantes Université (à prendre au sens Université comme établissement d'inscription, les personnels Centrale Nantes font partie d'un autre établissement d'inscription). L’Université inscrit des doctorants de structures partenaires (INRAE, IFREMER, Université Gustave Eiffel, AUDENCIA).

4) Au moins la moitié du jury est composée de professeurs ou assimilés (au sens des dispositions relatives à la désignation des membres du Conseil national des universités)

5) Sa composition doit permettre une représentation équilibrée des femmes et des hommes. Il est interdit d'avoir un jury unisexe.
 
  • S'il s'agit d'une cotutelle, le jury de soutenance est désigné conjointement par les deux universités partenaires selon les règles particulières fixée dans la convention. Il est important de déposer un dossier de soutenance dans les 2 établissements.

9 semaines avant la soutenance : constitution du dossier

N.B. : le dépôt se fait début juin pour les thèses sur la première quinzaine de septembre ; début juillet pour les thèses de la mi-septembre à la mi-octobre ; 11 semaines avant la soutenance pour les thèses en janvier.


Désormais Nantes Université ne prend en compte que les dossiers dématérialisés. La consigne générale à respecter : 1 formulaire = 1 fichier pdf
Merci de conserver le titre des documents téléchargés et de MODIFIER UNIQUEMENT la partie "NOM" : "ED NOM" : le nom de votre ED / NOM : votre nom de famille / NOM MEMBRE EXTERIEUR : le nom du membre du jury n'étant ni rattaché à votre ED ni à un laboratoire de Nantes Université.

ENSUITE : le dossier de soutenance doit être complété à l'aide des formulaires ci-dessous ; complétés des signatures du doctorant et du directeur de thèse, puis transmis à la scolarité du doctorant (dossier avec l'intégralité des pièces par lien de téléchargement - UNCLOUD, évitez l'envoi en pièce-jointe dans un mèl). Vous n'avez pas à demander la signature de l'ED et de l'établissement pour le dépôt en scolarité.
 
  1. Demande d'autorisation de soutenance de thèse (signée par le candidat et son directeur de thèse). La soutenance doit avoir lieu dans les locaux de Nantes Université ou ses partenaires. Dans le cas contraire, une demande de dérogation doit être formulée par le directeur de thèse à l’attention de la vice-présidente aux affaires doctorales et jointe au dossier.
  2. Proposition de rapporteurs et de jury (signée par le directeur de thèse)
  3. Première (couverture) et dernière page (résumés) de la thèse (voir couverture modèle ci-dessous)
  4. Fiches membres extérieurs complétées et signées par les rapporteurs et membres du jury extérieurs à l'établissement et à l'ED.
  5. Formulaire d'enregistrement de thèse soutenue signé du candidat
  6. Liste des publications scientifiques (sur papier libre) répondant au règlement intérieur de votre ED
  7. Liste des formations suivies (à télécharger dans l'espace personnel AMETHIS)
  8. Support numérique de la thèse (texte intégral) au format PDF à envoyer via UNCLOUD à votre scolarité - voir procédure UNCLOUD - (Aucun support papier n’est demandé par Nantes Université ; en revanche, les membres du jury peuvent en exprimer la demande. A voir avec votre laboratoire pour l’impression.)
  9. Contrat de diffusion (autorisation de la mise en ligne et diffusion sur Internet de la thèse) signé par le candidat-auteur
  10. Certificat de conformité du fichier de thèse après soutenance signé du candidat-auteur à remettre au moment du deuxième dépôt du fichier
Cas particuliers :
  • formulaire de demande d'autorisation de soutenance de thèse avec confidentialité du mémoire de thèse (signé par le candidat et son directeur de thèse). La confidentialité, souvent exprimée dans le cadre de brevets, permet de ne pas rendre la thèse visible pendant un temps déterminé (max 10 ans). L’archivage de la thèse reste néanmoins obligatoire (surtout pour avoir l’attestation de diplôme).
  • formulaire de demande d'autorisation de soutenance de thèse à huis-clos (signé par le candidat et son directeur de thèse). Si la thèse est sensible, l’information de la soutenance ne sera pas indiquée sur le site web. En revanche, les engagements de confidentialité pour les membres du jury et les personnes présentes sont à gérer par vous-même.
  • pour l'ED MaSTIC uniquement, bordereau d'envoi signé du directeur de thèse et du directeur du laboratoire (à demander à votre laboratoire).
 
Pour tout changement ultérieur au dépôt, qu'il soit majeur (rapporteurs, jury, ...) ou mineur (lieu, salle,...), il est impératif d'avertir la scolarité et le gestionnaire de votre ED.


Couverture de thèse et guides


Langue de rédaction de la thèse de doctorat

Texte adopté par le Conseil Scientifique du 13 novembre 2007 et modifié par la Commission de la Recherche du 13 mars 2014
La langue de rédaction est le français, sauf indication contraire dans la convention de cotutelle.
Pour rédiger en anglais, il faut faire une demande motivée grâce au formulaire.

6 semaines avant la soutenance : envoi du manuscrit aux rapporteurs

Les rapporteurs sont impérativement en possession du mémoire. L'envoi est assuré par le doctorant. Tout retard peut être préjudiciable dans l'organisation de la soutenance.
A noter que les 3/4 des soutenances se font entre septembre et décembre, la charge de travail est donc importante pour l'ED et la scolarité.

3 semaines avant la soutenance : réception des pré-rapports

L'école doctorale réceptionne les pré-rapports et vous les envoie. Vous pouvez ainsi adresser un exemplaire de votre thèse à chaque membre du jury en tenant compte des observations émises par les rapporteurs.

Si un seul rapporteur émet un avis défavorable à la soutenance, celle-ci est repoussée. Vous devrez apporter des corrections selon les remarques émises.

2 semaines avant la soutenance : convocation du jury - organisation de la soutenance

Après avis favorable des 2 rapporteurs et de l'école doctorale, la présidente de l'Université autorise la soutenance.
Le gestionnaire de l'école doctorale adresse la convocation aux membres du jury.
En parallèle, il publie la soutenance de thèse (sauf en cas de demande de huis-clos).

La scolarité prépare les documents ; procès-verbal, avis du jury sur la diffusion de la thèse, rapport de soutenance, attestation technique en cas de visioconférence, texte du serment du docteur. Elle les envoie au directeur de thèse.

Jour de la soutenance

Les membres du jury choisissent parmi eux un président. Ce président est professeur ou assimilé, ou enseignant de rang équivalent. Un professeur émérite peut être président de jury (l'éméritat doit être en cours de validité le jour de la soutenance).
Le directeur de thèse participe au jury, mais ne prend pas part à la décision. Il ne peut être président.
 

Serment

« A l'issue de la soutenance et en cas d'admission, le docteur prête serment, individuellement en s'engageant à respecter les principes et exigences de l'intégrité scientifique dans la suite de sa carrière professionnelle, quel qu'en soit le secteur ou le domaine d'activité. » (Article 19 bis de l’arrêté du 25 mai 2016 modifié par l’arrêté du 26 août 2022)

“En présence de mes pairs.
Parvenu(e) à l'issue de mon doctorat en [discipline], et ayant ainsi pratiqué, dans ma quête du savoir, l'exercice d'une recherche scientifique exigeante, en cultivant la rigueur intellectuelle, la réflexivité éthique et dans le respect des principes de l'intégrité scientifique, je m'engage, pour ce qui dépendra de moi, dans la suite de ma carrière professionnelle quel qu'en soit le secteur ou le domaine d'activité, à maintenir une conduite intègre dans mon rapport au savoir, mes méthodes et mes résultats.”

“In the presence of my peers. With the completion of my doctorate in [research field], in my quest for knowledge, I have carried out demanding research, demonstrated intellectual rigour, ethical reflection, and respect for the principles of research integrity. As I pursue my professional career, whatever my chosen field, I pledge, to the greatest of my ability, to continue to maintain integrity in my relationship to knowledge, in my methods and in my results.”

Après la soutenance

Le directeur de thèse renvoie les documents (PV, avis du jury, rapport de soutenance) le plus vite possible à la scolarité. S’il y a eu visio, il faudra compléter l’attestation technique.


Manuscrit corrigé et définitif - archivage de la thèse

Dans le mois qui suit la soutenance : le docteur envoie le manuscrit corrigé en scolarité au format PDF, avec le contrat de diffusion et le certificat de conformité. Ce délai est porté à 3 mois si l’avis du jury sur la diffusion de la thèse est différé. La délivrance du diplôme de doctorat est conditionnée au dépôt de la thèse corrigée (article 24 de l'arrêté du 26 août 2022).
  • L'archivage de la thèse est une obligation légale (article 25 de l'arrêté du 25 mai 2016). Le docteur-auteur choisit le périmètre de diffusion de la thèse (interne ou externe à l'établissement), une thèse confidentielle (après accord du chef d'établissement) n'est pas visible ni consultable pendant la durée définie. Les thèses sont visibles sur theses.fr
  • Le docteur envoie son manuscrit électronique corrigé (un seul fichier PDF) à la scolarité. Après vérification par la BU de la conformité du dossier, une attestation de diplôme sera remise par la scolarité au docteur.

Diplôme

Le diplôme est édité une fois par an puis remis lors de la cérémonie des Docteurs début mars (pour les soutenances de l'année civile de l'année précédente). Par la suite, le diplôme est disponible en scolarité (retrait en personne ou par LRAR).

Nota Bene

Suite à la parution de l'arrêté du 19 avril 2019, si vous soutenez votre thèse de doctorat en novembre ou décembre, vous n'avez pas à demander de délai supplémentaire ni à vous réinscrire. Au delà du 31 décembre, il est obligatoire de se réinscrire en complétant une demande de délai supplémentaire.

Important : le CA du 13 mars 2020 a approuvé, à compter de l'année universitaire 2019-2020, les modalités d'exonération des droits universitaires suivantes :
  • les Agents Temporaires Vacataires qui effectuent plus de 50h TD dans l'année universitaire,
  • les doctorants qui soutiennent leur thèse avant le 31 décembre de l'année universitaire (caduc avec l'arrêté du 19 avril 2019).
Les conditions pour en bénéficier sont détaillées dans la délibération. Pour demander l'exonération, le doctorant remplira et renverra le formulaire de demande d'exonération des droits universitaires en thèse de doctorat.

Pour toute demande d'exonération qui ne rentre pas dans ces 2 dispositifs, vous pouvez faire une demande qui sera instruite auprès de la commission exonération.